POS para hoteles y pasarela de pago: la guía completa
Un hotel procesa pagos por canales que la mayoría de comerciantes nunca toca: depósitos preautorizados en el check-in, cargos extra durante la estancia, cargos desde el PMS, payment links enviados antes de la llegada y un terminal físico en recepción. Esta guía explica cómo funciona una configuración de pagos hotelera de principio a fin, qué integraciones PMS importan, qué reglas de preautorización y 3DS2 se aplican y cómo se comparan los modelos de precios.
Por qué los hoteles necesitan una configuración de pagos distinta
Preautorización (pre-auth): en el check-in el hotel bloquea un importe en la tarjeta del huésped para cubrir extras como el minibar, el room service o daños. Los circuitos fijan el límite: Visa permite la preautorización hasta 31 días y Mastercard hasta 30 días.
Card on file y tokenización: los huéspedes que repiten se cobran con un token de tarjeta, no con los datos brutos de la tarjeta. Guardar tokens exige una infraestructura conforme a PCI DSS.
Integración PMS: el Property Management System es el núcleo del hotel: reservas, folios, cargos y liquidación funcionan sobre él. El POS o la pasarela debe sincronizarse con él.
Pagos multicanal: payment links por email o SMS antes de la llegada, check-in online con tarjeta, un terminal en recepción y el pago en la app del hotel: todos los canales deben conciliarse en el PMS.
Flujos de reembolso: cancelaciones, no shows y reembolsos parciales necesitan soporte de reembolso total y parcial con conciliación automática en el PMS.
Integraciones PMS: los sistemas más comunes
Opera (Oracle Hospitality): el estándar de las cadenas de 4-5 estrellas. La integración funciona sobre APIs RESTful y suele tardar 1-2 días laborables con el equipo IT del hotel.
Mews: el PMS cloud-native preferido por hoteles boutique y urbanos de diseño. Integración de pagos nativa.
Cloudbeds: muy usado por B&B, hostales y propiedades independientes.
Protel: común entre hoteles de negocios y resorts en Europa.
Little Hotelier: pensado para propiedades pequeñas como B&B. Para estas estructuras suele bastar un payment link o un terminal.
La preautorización paso a paso
1. Check-in: el terminal o la pasarela integrada bloquea el importe elegido (por ejemplo 200 € por una estancia de negocios).
2. Durante la estancia: el bloqueo permanece activo mientras el huésped usa los servicios del hotel.
3. Check-out: el sistema ejecuta un capture por el importe final (estancia + extras). La diferencia respecto a la preautorización original la libera el banco emisor en 3-5 días.
En las reservas no presentadas (no-show), el cobro del importe preautorizado sigue la política de cancelación que el huésped aceptó. Si no existe preautorización, el cobro depende de las credenciales guardadas o de un reintento con el payment link.
3DS2 y qué significa PSD2 para los hoteles
3D Secure 2 es obligatorio para los pagos online bajo PSD2. Para los hoteles las reglas se dividen en tres casos:
- Reservas online directas: el 3DS2 se aplica a la transacción iniciada por el titular de la tarjeta.
- Cargos posteriores en una tarjeta guardada: estos cargos posteriores deben marcarse como transacciones iniciadas por el comerciante (MIT), exentas de un nuevo challenge 3DS2 porque el titular no participa activamente durante la estancia.
- Pagos en recepción: las transacciones con terminal cara a cara quedan fuera del ámbito del 3DS2.
Un flujo 3DS2 optimizado reduce rechazos falsos: las reservas directas abandonadas por un challenge son ingresos que se van a los canales OTA.
Costes: tarifa plana vs IC++ para hoteles
Los hoteles llevan un mix de tarjetas con alta proporción de tarjetas internacionales y de empresa (Visa Corporate, Mastercard Business, Amex), y las tarjetas de empresa quedan fuera de los límites de interchange del IFR. Por eso importa el pricing por tarjeta:
Tarifa plana 1,5% con 150.000 € al mes: 2.250 € al mes en comisiones.
RoxPay IC++: €0,15 + del 0,35% al 0,85% (IC++).
Con un resort vacacional de temporada en 250.000 € al mes, un contrato bancario plano del 1,4% significa 3.500 € al mes, mientras que el IC++ sigue el coste real de cada tarjeta utilizada.
Preguntas frecuentes
Cómo se integra el sistema de pagos con Opera PMS?
La integración funciona a través de un módulo API RESTful y suele tardar 1-2 días laborables con el equipo IT del hotel y el soporte del proveedor. Una vez activa, los cargos, los reembolsos y la liquidación se registran directamente en el folio del huésped.
Cuánto dura una preautorización en un hotel?
Visa permite la preautorización hasta 31 días y Mastercard hasta 30. Para estancias más largas la pasarela debe renovar la preautorización; si no, el bloqueo caduca y los fondos vuelven al huésped.
Pueden pagar los huéspedes extranjeros en su moneda?
Sí: con la conversión dinámica de divisas (DCC) el huésped paga en su moneda en el terminal de recepción o en el checkout online. Las condiciones de los márgenes DCC dependen del contrato con el adquirente.
Cómo se gestionan los cargos por no-show?
Si la reserva estaba garantizada con preautorización, la pasarela cobra la tarifa de no-show pactada. Si solo se guardaron los datos de la tarjeta sin preautorización, el cargo se ejecuta como transacción MIT sobre el token y depende del banco emisor. Más detalle en la guía del no-show.
Cuánto cuesta al mes un POS para hoteles?
No hay una cifra única: el coste por transacción depende del mix de tarjetas. Con límites de interchange del 0,20% en débito de consumo UE y del 0,30% en crédito de consumo UE (Reglamento IFR), un contrato IC++ transparente sitúa un mix hotelero mayoritariamente de débito cerca del extremo bajo del rango. La guía de costes del POS desglosa cada partida.
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